Privacyverklaring stichting Dorpsraad Susteren De stichting Dorpsraad Susteren verwerkt persoonsgegevens/beeldmateriaal voor de uitvoering van haar taken en om de bestuurs- c.q. ondersteunende leden van dienst te kunnen zijn. In deze privacyverklaring lees je hoe de Stichting Dorpsraad Susteren de privacy in acht neemt.
Privacy Privacy is een mensenrecht dat is vastgelegd in onze Grondwet. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat hoe we in Europa de bescherming van persoonsgegevens/beeldmateriaal moeten waarborgen.
Gebruik persoonsgegevens Wanneer de stichting Dorpsraad Susteren activiteiten voor, dan wel communicatie naar, haar bestuurs- c.q. ondersteunende leden uitvoert, maakt zij gebruik van de, door de bestuurs- c.q. ondersteunende leden aangedragen, persoonlijke gegevens. Dit aandragen heeft plaatsgevonden tijdens de inschrijving van een bestuurslid in het stichtingenregister bij de Kamer van Koophandel dan wel bij aanmelding van een persoon als ondersteunend lid van onze stichting. De bestuurs- c.q. ondersteunende leden kunnen erop vertrouwen dat de stichting Dorpsraad Susteren daar zorgvuldig mee omgaat. Het bestuur werkt volgens de regels uit privacywetgeving en ons privacy-beleid. Dat betekent onder andere dat de toegang tot persoonsgegevens alleen verstrekt wordt aan bestuursleden die daartoe bevoegd zijn om hun activiteit(en) uit te kunnen voeren en daartoe een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend. Maar ook dat we niet meer gegevens verwerken dan absoluut noodzakelijk is en dat gegevens van bestuurs- c.q. ondersteunende leden niet langer worden bewaard dan nodig is.
Beeldmateriaal Tijdens de uitvoering van activiteiten door de stichting Dorpsraad Susteren, zoals bv. openingen van gebouwen en/of infrastructuur en wervingscampagnes, worden af en toe beeldopnamen gemaakt van leden. Het materiaal wordt slechts opgeslagen als beeldverslag van ondernomen activiteiten vanuit “historisch” perspectief en soms aangewend bij artikelen en voor promotiedoeleinden.
Toestemming In de meeste gevallen worden persoonsgegevens slechts aangewend bij de uitvoering van een activiteit, inclusief de communicatie naar de bestuurs- c.q. ondersteunende leden. Bij zowel de inschrijving als bestuurs- c.q. ondersteunend lid van onze stichting als ook bij wijziging van de persoonsgegevens gedurende het lidmaatschap van onze stichting worden deze persoonsgegevens door de bestuurs- c.q. ondersteunende leden zelf naar het bestuur van de stichting Dorpsraad Susteren gecommuniceerd, waarmee impliciet toestemming wordt verondersteld. Hoewel bij de verstrekking van de persoonsgegevens bij de aanmelding c.q. wijziging van de gegevens expliciete toestemming wordt verondersteld, wordt, vanaf de ingang van de nieuwe privacywetgeving per 25 mei 2018, elk bestuurs- c.q. ondersteunend lid nogmaals expliciet naar toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens gevraagd. Daarbij wordt tevens gevraagd naar toestemming voor het gebruik van foto’s, video’s en films die gemaakt zijn voor artikelen dan wel tijdens promotionele activiteiten van de stichting Dorpsraad Susteren.
Rechten van de bestuurs- c.q. ondersteunende leden Volgens de wet (AVG) heeft elk bestuurs- c.q. ondersteunend lid een aantal rechten ten opzichte van de stichting Dorpsraad Susteren:
- elk lid heeft recht op inzage van de gegevens / het beeldmateriaal die bij de stichting Dorpsraad Susteren bekend zijn. Via contact ([email protected]) kun je als ingeschreven lid een verzoek daartoe indienen. De stichting Dorpsraad Susteren behandelt dit verzoek binnen 4 weken;
- elk lid heeft recht op informatie over de wijze waarop haar/zijn gegevens/beeldmateriaal worden verwerkt;
- elk lid heeft recht op correctie, aanvulling of afscherming van haar/zijn gegevens/beeldmateriaal;
- elk lid heeft het recht de stichting Dorpsraad Susteren te verzoeken haar/zijn persoonsgegevens te verwijderen indien zij geen legitieme reden heeft deze gegevens langer te beheren dan wel te verwerken. Dit impliceert gelijktijdig beëindiging van het lidmaatschap van de stichting en bij een bestuurslid uitschrijving uit het stichtingenregister bij de Kamer van Koophandel omdat daardoor een onwerkbare werksituatie ontstaat;
- elk lid mag bezwaar maken tegen het gebruik van haar/zijn persoonsgegevens. Dit impliceert gelijktijdig beëindiging van het lidmaatschap van de stichting en bij een bestuurslid uitschrijving uit het stichtingenregister bij de Kamer van Koophandel omdat daardoor een onwerkbare werksituatie ontstaat;
- elk lid heeft het recht een klacht in te dienen indien zij/hij ontevreden is over de manier waarop haar/zijn persoonsgegevens/beeldmateriaal aangewend worden. Zij/hij kan zich hiervoor wenden tot de stichting Dorpsraad Susteren via contact ([email protected]) of tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging De stichting Dorpsraad Susteren neemt de bescherming van ledengegevens/beeldmateriaal serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Bestaat de indruk dat de ledengegevens/beeldmateriaal niet goed beveiligd zijn, dat zij onterecht persoonsgegevens/beeldmateriaal heeft gebruikt of bestaan er aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met de secretaris van de stichting Dorpsraad Susteren via mobiel nummer 06 5051 1326 of per e-mail [email protected].
Aanvullende informatie Neem met vragen over het gebruik van ledengegevens/beeldmateriaal door de stichting Dorpsraad Susteren contact op met de secretaris van de stichting Dorpsraad Susteren via nummer 06 5051 1326 of via [email protected]. De stichting Dorpsraad Susteren heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangewezen, John Schulpen, bereikbaar via nummer 046 449 3559 of via e-mail [email protected] . Voor meer informatie over privacy kunt u de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
Stichting Dorpsraad Susteren, mei 2018
* Privacybeleid *
PRIVACYBELEID
Geachte heer/mevrouw,
U ontvangt geregeld uitnodigingen voor vergaderingen / activiteiten, notulen en andere informatie van de Dorpsraad Susteren om u op de hoogte te houden van het reilen en zeilen van de stichting.
Wij willen u uiteraard graag blijven informeren. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. In de hele EU geldt dan dezelfde privacywetgeving onder de internationale naam GDPR. GDPR staat voor General Data Protection Rules.
Om u te kunnen blijven informeren, hebben wij uw toestemming nodig. Wanneer u onze uitnodigingen voor vergaderingen / activiteiten, notulen en andere informatie wilt blijven ontvangen dan vragen wij u om de bijgaande toestemmingsverklaring in te vullen en aan het secretariaat te retourneren. In de toestemmingsverklaring vragen we u om toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens en tevens voor het publiceren van foto’s/video’s/films van onze activiteiten, waarin uw beeltenis voorkomt, voor promotionele redenen.
Wilt u onze uitnodigingen voor vergaderingen / activiteiten, notulen en andere informatie niet meer ontvangen, reageer dan op deze mail. Uw gegevens worden dan verwijderd uit ons bestand. Dit impliceert echter gelijktijdig beëindiging van het ondersteunend lidmaatschap van onze stichting. Voor het verwijderen van beeldmateriaal dient u ons van de specifieke gegevens van dit materiaal te voorzien om het verwijderen te bewerkstelligen.
Meer informatie over het privacy beleid van de stichting Dorpsraad Susteren vindt u in de bijgesloten “Privacyverklaring”.
Met vriendelijke groet,
Was getekend, John Schulpen, voorzitter Ton Ory, secretaris
* Geheimhoudingsverklaring *
Geheimhoudingsverklaring bestuursleden;
Als bestuurslid en vrijwilliger ben ik werkzaam bij de stichting Dorpsraad Susteren. Ik verklaar hierbij dat ik geheimhouding in acht zal te nemen over alles wat ik over de organisatie, haar bestuursleden, de ondersteunende leden / overige relaties te weten ben gekomen waarvan ik als bestuurslid / vrijwilliger het vertrouwelijke ken of kan vermoeden. Bij overtreding van deze geheimhoudingsverklaring is de organisatie gerechtigd mijn bestuurslidmaatschap en vrijwillige werkzaamheden met onmiddellijke ingang te beëindigen. Daarnaast heeft de organisatie het recht om van mij volledige schadevergoeding te vorderen.
Datum:
Plaats:
Naam bestuurslid:
Handtekening:
* Toestemmingsverklaring *
TOESTEMMINGSVERKLARING GEBRUIK PERSOONSGEGEVENS EN BEELDMATERIAAL
Ondergetekende is bestuurs- dan wel ondersteunend lid van de Dorpsraad Susteren.
Ik verklaar hierbij dat ik de stichting Dorpsraad Susteren toestemming verleen om mijn persoonsgegevens te gebruiken voor de uitvoering van haar taken en activiteiten.
Daarnaast verklaar ik geen bezwaar te hebben tegen het publiceren van foto’s, video’s en/of films, waarop ik tijdens de activiteiten van de stichting Dorpsraad Susteren sta afgebeeld, en voor het gebruik ervan voor artikelen over en/of promotionele activiteiten voor de stichting.